形式发票在外贸实践中的应用及如何正确缮制形式发票

--以郑州泽华贸易有限公司外贸业务为例

吴晓雨

河南省对外经济贸易会计学会，会长办公室，河南，郑州，450001

摘要：形式发票在当下外贸实践工作中被广泛使用，甚至发展到在一定程度上代替简式贸易合同在使用。但是很多出口企业对形式发票的应用场景、内容及缮制方法的理解上还有很大欠缺，以致于错用、滥用形式发票的现象时有发生，不仅给国外买方造成了不专业的印象，还可能给出口企业造成损失。所以如何正确应用及确缮制形式发票值得研究。

形式发票（PROFORMA INVOICE，简称PI）通常是在正式交易之前由卖方出具给买方的列明交易标的及金额的清单，最早是作为估价单或非正式报价单（虚盘）出现。但是随着贸易的发展，形式发票在外贸实践工作中的作用也在不断增加，从最初的估价单或是非正式报价单发展到正式报价单，甚至在一定程度上代替简式贸易合同在使用。但是很多外贸企业及从业者对形式发票的作用、内容、缮制方法及应用场景的理解上还有欠缺，以致于错用、滥用形式发票的现象时有发生。本文将以郑州泽华贸易有限公司（以下简称“泽华公司”）外贸业务为例，具体分析形式发票的作用、应用场景及缮制方法，希望能给外贸企业对形式发票的正确理解带来一定启示。

一、形式发票的应用场景

（一）作为非正式报价单使用

在泽华公司，作为非正式报价单使用的形式发票通常是在邮件或是即时通讯工具沟通到一定阶段，为了使买方全面了解正在磋商的业务的细节和全貌，出口业务具体负责人会将之前所有的沟通及磋商内容进行整理，并以形式发票格式发送给买方，使其可以清楚的知道即将成交商品的品名、参数、数量、价格等内容，以便其对卖方的报价进行综合评估并做出采买决定。此时泽华公司会在形式发票的尾部注明“仅供参考和测算用，订货时须经最后确认”的字样。因此买卖双方均不受形式发票上所列明交易条件的约束，可以通过磋商修改相应交易条件，直至任何一方有将此时的形式发票转换为正式报价单使用。

（二）作为正式报价单使用

在泽华公司，作为正式报价单使用的形式发票通常是应部分买家的要求出具，是磋商谈判过程中的里程碑事件。按照泽华公司的统计，在买方主动要求其出具形式发票的情况下，最终成交的概率超过90%。除买方主动要求出具外，出口业务具体负责人在经过长时间、多频次沟通后，判断买方具有较强的购买意愿时，也会主动出具形式发票给买方，以敦促买方尽快确认订单。此时泽华公司会在形式发票尾部注明“此报价为实盘，有效期1周”字样。由于交易条件清楚，且愿意受其约束，具备实盘的条件，所以此时的形式发票应为正式报价单。一旦买方确认接受形式发票上列明的交易条件，合同即宣告成立，买卖双方都要受其约束，可以据此起草贸易合同。

（三）作为简式贸易合同使用

在泽华公司，作为简式贸易合同使用的形式发票通常是也应买方要求出具，而且多用于3万美元以下的小额交易。此时泽华公司会在作为正式报价单使用的形式发票基础之上加列付款条件、索赔条款、银行账户等交易必须内容，同时要求买方签字确认后扫描并以电子邮件回传形式发票，从形式上满足了贸易合同需要双方签字盖章的基本要求，后期也就无需在签订贸易合同。买方可以据此支付预付款、开立信用证或是向当地官方机构申请进口许可证或是付汇许可，同时卖方也会据此安排生产或采购并按照约定完成交货。

二、形式发票的格式、内容及缮制方法

形式发票的应用场景和使用目的不同，在格式、内容及缮制方法上也有所不同，同时不同出口企业的形式发票模板也会有所不同，本文将以泽华贸易形式发票格式及模板（图1）来具体分析形式发票上应该列明的主要内容（表1）。外贸实践工作中，出口企业可以根据形式发票的应用场景及使用目的、即将成交产品的特性以及客户具体要求对形式发票的内容进行增减，以形成适合自己企业及产品的模板。

(图1， 泽华公司形式发票格式)

（表1 不同应用场景下形式发票主要内容）

其中：

卖方信息，即SELLERS’INFORMATION，即卖方的详细名址，通常在单据的最上部以固有抬头内容显示。可以全英文或是中英文对照格式，建议中英文对照格式。也可以在适当的位置加上卖方的彩色企业标识，增加形式发票的美观度。                                                  

单据名称，即PROFORMA INVOICE，不同使用场景下的形式发票名称均相同。

唯一编号，即INVOICE NUMBER（简写为INV NO.）, 建议编号规则如下：PI（形式发票缩写）+年份+月份+序号以方便查询，如PI20181205，则代表2018年12月份第5号形式发票。唯一编号意味着不能重复，不同客户、不同业务编号不能相同。此外，如果形式发票被客户确认，后续此票出口业务的所有其他单据也建议引用这一编号，用来确认同一笔业务下不同单据之间的关系。当然，企业也可以根据企业实际情况建立自己的编号规则，但是前提是唯一且要连续，以便于存档和后期查询。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

出具日期，即DATE，一般为形式发票缮制或是盖章日期，建议用年月日的完整格式，月要用缩写而不是数字，如2018年12月11日，即11-DEC-2018，防止不同语言国家对月和日区分不清。

出具地址，即ADDRESS（简写为ADD.），形式发票作为简式贸易合同使用时显示出具地址尤为重要，因为如无特殊约定，发生争议时如果需要需要仲裁或是诉讼时适用形式发票出具地址所在国家的法律法规。

买方信息，即BUYERS’INFORMTION，包括买方的详细名称、地址、联系方式。同时在新的出口报关制度下出口到个别买家的货物可能还需要买方的工商注册号、税号等信息。所以这一部分信息越详细越好，便于成交后出口运输及清关工作。

货物描述，即COMMODITY DESCRIPTION，包括成交货物品名、材质及必要的技术参数、加工工艺等。如果之前有确认过样品，建议在货物描述中加注“参照XX号样品”字样。

成交数量，即QUANTITY, 由数字及计量单位组成，计量单位的选择通常要与增值税发票及出口报关时法定计量单位一致，同时要尽量与客户询价或是沟通中所使用的单位保持一致。当卖方所用单位与买方所用单位发生矛盾时应以卖方单位为主，以便出口报关及退税，然后通过圆括号形式补充说明买方所用单位，如1000.00KGS(1.00MT)。

成交单价，即UNIT PRICE，对外报价时要报单位产品价格，且须参照上面的计量单位进行核算并对外报价。

成交总价，即TOTAL AMOUNT，数量*单价即为单一产品总价。

贸易术语，即TRADE TERMS，以不同贸易术语成交买卖双方承担责任不同，价格也会不同，所以在列明成交单价及总价时要同步列明所用贸易术语，以便买方看到价格就知道是基于何种贸易术语成交，而不是到其他地方去找或是猜测到底是FOB还是CIF价格，亦或是其他价格。

包装细节，即PACKING DETAILS，包括所有成交产品的件数、重量以及尺码。不管形式发票以哪种作用使用，包装细节都非常重要。因为进口商需要包装细节来确认国际及国内运输费用并最终确认到岸的综合成本，尤其是在不含国际货物运输主运费的贸易术语（EXW/FOB/FCA）下，没有包装资料买方就没有办法确认运费并进行到岸成本核算。

实盘声明，即STATEMENT OF FIRM OFER，这是区分形式发票是非正式报价单还是正式报价单的重要依据。一般来说，如果卖方需要将形式发票作为正式报价单使用，则在形式发票的尾部需要注明，THIS OFFER IS FIRM AND VALID FOR 15 DAYS（该报价为实盘，有效期为10天）类似字样，即特别说明报价是实盘且注明有效期。这样即使名称仍叫做形式发票，但是却是实盘性质的正式报价单，而不是虚盘性质的非正式报价单或是估价单。反之，如果在形式发票的尾部标注THE PRICE ABOVE IS ONLY FOR REFERENCE, IT IS SUBJECT TO OUR FINAL CONFIRMATION WHEN YOU PLACE ORDER（以上价格仅供参考，订货时须经我司最后确认）字样，此形式发票即为虚盘性质的非正式报价单或是估价单。

装运信息，即SHIPMENT INFORMATION，包括交货日期（DELIVERY TIME）以及装运港/地（LOADING PORT/PLACE）及目的港/地（DESTINATION PORT/PLACE）。如果形式发票作为正式报价单或是简式贸易合同使用，则必须增加对装运信息的约定，以便买方据此安排运输或是确认到货时间并提前做好接货安排。

付款条件，即PAYMENT TERMS，包括具体的付款方式（PAYMENT MODE），电汇(T/T)还是信用证（L/C）还是其他方式，以及具体的比例和支付时间，同样是形式发票作为简式贸易合同使用时的必备内容。

索赔条款，即CLAIM CLAUSE，在形式发票作为简式贸易合同使用时，需要约定买方索赔的期限及依据，避免买方在不能提供有效索赔依据或是超期的情况下进行索赔。

银行资料，即BANK INFORMTION，包括受益人名址及账号，同时要有收款行编码（BIC CODE或SWIFT CODE），这是形式发票作为简式贸易合同的最重要资料，买方接受形式发票则可据此付款。需要注意的是，当下很多出口企业开通跨境人民币收款功能，人民币收款账号一般为出口企业基本账户，而不是外币账户，收跨境人民币时需要原来的美金账户资料更换为基本账户资料。

签字盖章，即SIGNATURE AND STAMP，形式发票作为简式贸易合同使用时，需要签字盖章。通常盖中英文椭圆形印章（红色）或是中英文长条章（蓝色），签字一般由公司总经理或是业务负责人手签，为了方便也可以将其签名体刻成印章，以后无手签特殊要求时加盖印章即可。此外如前文所述，形式发票作为简式贸易合同需要买方签字回传，所以可以在卖方加盖印章出下面，加列CONRFIRED BY（由谁确认）字样，供买方签字或是盖章确认。

三、缮制形式发票的注意事项

外贸实践工作中，买方的专业进口采购人员可以通过卖方所提供的形式发票对其专业性和可靠性做出一定的判断，同时这种判断也会直接影响到到订单的最终归属。所以，为了给买方留下良好的第一印象，卖方在缮制形式发票时必须注意以下几点。

（一）清晰

所谓清晰，是指形式发票的格式、结构、内容布局合理、具有较好的易读性和美观性。在具体缮制时要做到内容简洁（以必要为准则）、行列整齐（同级内容左对齐，数字及货币金额右对齐）、层次清楚（次级内容比照上级内容向右缩进2格），重点或是需要强调的字段加粗或是以特定颜色显示。外贸实践工作中，形式发票很有可能是卖方发给买方的第一份正式文件，是否清晰直接影响到买方对卖方及其出口业务具体负责人工作能力及工作态度的判断，并进而影响到买方是否下单给卖方的决定。

（二）准确

所谓准确，是指形式发票上列明的相关数据和交易条件应该是仔细核算和确认的结果，能够经得住考证。尤其是在价格和交货期上必须经过仔细核算和确认，因为一旦买方确认后再发生更改就很有可能失去订单。此外，包装资料也会影响到装运工作，也要力争准确，以便在出运时选择合适的集装箱。特别是整批货物由多个包装组成的时候，每个包装相差0.001立方米的话，如果是400件货，那么相差就达到0.40立方米。假定原来总体积是28.00立方米，刚好是一个20尺集装箱，最终如果是28.40立方米就可能因装不下不得不甩下0.40立方米的货物，增加额外的麻烦和费用。实际上，中国卖方对外报价的不准确性以及确认后的随意变更性已经成为国外买方最为头疼的问题，所以形式发票的准确性不仅是卖方专业性和可靠性的体现，同时也是赢得国外买方信赖的有效方式。

（三）完整

所谓完整，是指形式发票上列明的交易条件要完整，要和应用场景及使用目的相匹配。如形式发票作为正式报价单使用，就必须列明货物品名、数量、单价三项构成发盘的基本要素并说明一旦买方接受就受其约束。此外在EXW/FCA/FOB贸易术语下，还需要提供详细、准确的包装资料，以供买方核算运费等事宜。如形式发票作为简式贸易合同使用，还必须要加列装运日期、付款条件、索赔条款、银行资料等内容，同时还要留出买卖双方签字盖章的地方，使其具备简式贸易合同的形式和内容，以便后期发生争议时有据可依。

（四）适用

形式发票和商业发票（COMMERCIAL INVOICE）是外贸出口业务中经常用到的2种发票，且二者在格式和内容上基本相同，甚至只要将名称COMMERCIAL INVOICE改为PROFORMA INVOICE就可将商业发票转换为形式发票。但是在买方要求提供形式发票的情况下，却不能用商业发票替代，尽管可能只是单据名称的不同，因为商业发票并不适用形式发票的应用场景，这一点需要引起卖方的注意。形式发票通常是作为报价单或是简式贸易合同使用，应买方要求或是由卖方主动出具，用以告知买方即将成交货物的数量、价格及交货时间等，帮助买方做出是否订购的决定，其目的是为了创造交易；而商业发票通常作为一种账单使用，在发货后由卖方主动出具，用以告知买方已发运货物细节及应该支付的货款金额，其目的是确认交易并要求买方支付已发运货物货款。此外，形式发票在外贸实践中可以用于预付款的支付或是开立信用证，但是在财务上不能作为有效记账凭证；而商业发票则既可以用于货款支付，也可以作为财务上的记账凭证。